Personvernerklæring for Idrettsassistenten

Sist oppdatert: 5. oktober 2026

Vi tar personvern på alvor. Denne personvernerklæringen forklarer hvordan Idrettsassistenten AS behandler personopplysninger når du bruker våre tjenester, besøker nettsiden vår, er kontaktperson eller bruker hos en kunde eller på annen måte er i kontakt med oss.

1. Hvem er behandlingsansvarlig?

Idrettsassistenten AS er behandlingsansvarlig for behandlingen av personopplysninger som beskrives i denne personvernerklæringen.

Idrettsassistenten AS
Organisasjonsnummer: 936 442 897
Adresse: Løvåsbakken 121, 5145 Fyllingsdalen
E-post: hei@idrettsassistenten.no

Når vi behandler personopplysninger på vegne av en idrettsklubb eller annen kunde, er kunden behandlingsansvarlig og Idrettsassistenten er databehandler. Dette er nærmere forklart i punkt 4.

2. Når gjelder personvernerklæringen?

Personvernerklæringen gjelder når Idrettsassistenten selv er behandlingsansvarlig for personopplysninger.

Dette kan blant annet være når du:

• er kontaktperson eller bruker hos en av våre kunder
• kontakter oss med spørsmål eller ber om support
• er potensiell kunde eller på annen måte er i kontakt med oss
• besøker nettsiden vår
• er kontaktperson hos en leverandør eller samarbeidspartner

Når vi behandler personopplysninger på vegne av våre kunder, reguleres behandlingen av vår databehandleravtale med den aktuelle kunden.

3. Hvilke personopplysninger behandler vi – og hvorfor?

Kunder, kontaktpersoner og brukere

Vi kan behandle navn, e-postadresse, telefonnummer, organisasjon, rolle og annen nødvendig kontakt-, konto- og avtaleinformasjon.

Opplysningene brukes for å inngå og administrere kundeforhold, levere tjenesten, kommunisere med kunden, administrere brukerkontoer og yte support.

Behandlingsgrunnlag: Behandlingen skjer når den er nødvendig for å oppfylle en avtale eller gjennomføre tiltak før avtaleinngåelse, eller på grunnlag av vår berettigede interesse i å administrere og følge opp våre kundeforhold.

Henvendelser og potensielle kunder

Når du kontakter oss, kan vi behandle navn, kontaktopplysninger og informasjonen du gir oss i henvendelsen.

Formålet er å besvare henvendelsen, følge opp forespørselen og, der det er relevant, følge opp interesse for våre tjenester.

Behandlingsgrunnlag: Avtale eller vår berettigede interesse i å kommunisere med personer som kontakter oss og følge opp potensielle kunder.

Spørreundersøkelser og nyhetsbrev

Vi publiserer av og til spørreundersøkelser på nettsiden. Temaet varierer fra undersøkelse til undersøkelse, og hver undersøkelse forteller selv hva den handler om. Vi ber ikke om navn, e-postadresse eller andre kontaktopplysninger i selve undersøkelsen, og vi ber aldri om sensitive opplysninger, som opplysninger om helse. Har et spørsmål et fritekstfelt, ber vi deg om ikke å skrive opplysninger som kan identifisere deg eller andre. Gjør du det likevel, behandler vi det som personopplysninger.

Etter at du har sendt inn svarene, kan du melde deg på nyhetsbrevet vårt. Gjør du det, kobles e-postadressen din til svarene du nettopp ga. Koblingen skjer med en engangskode i en informasjonskapsel (cookie) som varer i inntil én time. Melder du deg ikke på, kobles svarene ikke til deg. Melder du deg på uten å ha svart på en undersøkelse, lagrer vi bare e-postadressen og tidspunktet for samtykket.

Bare administratorer i Idrettsassistenten AS har tilgang til svarene og nyhetsbrevlisten. De kan eksportere dem til regneark for analyse og for utsending av nyhetsbrev.

Formål: Å få innsikt som hjelper oss å utvikle tjenesten og lage nyttig innhold for idrettslag, og å sende nyhetsbrev til dem som ønsker det.

Behandlingsgrunnlag: Samtykke (GDPR art. 6 nr. 1 bokstav a) for nyhetsbrevet og for koblingen mellom e-postadressen og svarene. Berettiget interesse (GDPR art. 6 nr. 1 bokstav f) for svar som ikke er koblet til en e-postadresse. Du kan når som helst trekke samtykket tilbake ved å skrive til hei@idrettsassistenten.no.

Betaling, fakturering og regnskap

Tjenesten betales via enkeltstående fakturaer til kunden. For å kunne sende faktura og administrere kundeforholdet, behandler vi nødvendige fakturaopplysninger. Dette inkluderer navn på kontaktperson, e-postadresse, eventuelt telefonnummer, samt kundens organisasjonsnummer, adresse og kjøpshistorikk.

Opplysningene registreres og lagres i vårt regnskapssystem. Idrettsassistenten lagrer ingen kredittkort- eller bankkontoopplysninger om brukerne.

Behandlingsgrunnlag: Behandlingen skjer fordi den er nødvendig for å oppfylle avtalen med kunden, samt for å oppfylle våre rettslige forpliktelser etter bokførings- og regnskapslovgivningen (som normalt krever at fakturaopplysninger oppbevares i inntil 5 år).

Drift og sikkerhet

Vi kan behandle tekniske opplysninger som er nødvendige for å drifte og sikre tjenesten, administrere tilganger, forebygge misbruk, feilsøke og håndtere sikkerhetshendelser.

Behandlingsgrunnlag: Vår berettigede interesse i å tilby og opprettholde en sikker og stabil tjeneste og, der det er relevant, oppfyllelse av rettslige forpliktelser.

Tekniske opplysninger som behandles inkluderer:

IP-adresse ved samtykke: Når en bruker (for eksempel et medlem eller en foresatt) avgir et elektronisk samtykke gjennom systemet, loggføres IP-adressen sammen med tidspunktet. Dette er utelukkende for å kunne dokumentere at et gyldig samtykke er gitt.

Hastighetsbegrensning (rate limiting): For å forhindre overbelastning og automatiserte angrep (spam) mot våre åpne skjemaer (spørreundersøkelser og nyhetsbrev), lagres innsenderens IP-adresse midlertidig i en egen tabell for hastighetsbegrensning. Disse oppføringene slettes automatisk etter 24 timer.

Autentisering (informasjonskapsler): For å holde brukere innlogget i tjenesten benytter vi en nødvendig informasjonskapsel (cookie). Denne lagrer sesjonen slik at brukeren forblir autentisert over tid uten å måtte logge inn på nytt.

Generelle serverlogger: Grunnleggende nettverksinformasjon (som enhetsinformasjon og IP-adresser) kan bli behandlet kortvarig på infrastrukturnivå av våre skytjenesteleverandører for å forhindre dataangrep og sikre stabil drift av applikasjonen.

Nettsiden

Når du besøker nettsiden vår, kan vi behandle tekniske opplysninger som er nødvendige for at nettsiden skal fungere og være sikker.

Dersom vi bruker analyseverktøy, informasjonskapsler eller lignende teknologier som krever samtykke, vil slike teknologier ikke brukes før nødvendig samtykke er innhentet.

Når man besøker nettsiden vår, behandler vi kun tekniske opplysninger som er strengt nødvendige for at nettsiden og tjenesten skal fungere og være sikker. Vi bruker analyseverktøy som måler sidetrafikk uten bruk av informasjonskapsler (se punkt 11 for mer detaljer).

4. Når vi behandler personopplysninger på vegne av våre kunder

Idrettsklubber og andre kunder kan bruke Idrettsassistenten til å administrere medlemmer og brukere og til å sende samtykkeerklæringer, informasjon, bekreftelser og tilsvarende forespørsler til medlemmer og/eller foresatte.

Når Idrettsassistenten behandler slike personopplysninger på vegne av kunden, er kunden behandlingsansvarlig og Idrettsassistenten databehandler.

Det betyr at kunden bestemmer hvorfor personopplysningene behandles og er ansvarlig for behandlingsgrunnlaget. Idrettsassistenten behandler opplysningene i samsvar med kundens instrukser og vår databehandleravtale.

Behandlingen kan blant annet omfatte navn, fødselsdato, e-postadresse, opplysninger om foresatte og svar på samtykkeerklæringer, bekreftelser og andre forespørsler.

Kunder kan også gjøre dokumenter, fritekst og annet innhold tilgjengelig gjennom tjenesten. Slikt innhold kan inneholde personopplysninger om medlemmer eller andre personer.

Dersom du har spørsmål om hvorfor en idrettsklubb behandler opplysninger om deg, eller ønsker å utøve personvernrettigheter knyttet til medlemsforholdet, bør du som hovedregel kontakte den aktuelle klubben.

5. KI-funksjonalitet

Idrettsassistenten tilbyr funksjoner som benytter kunstig intelligens (KI), blant annet for å finne informasjon i kundens dokumenter og hjelpe brukere med å finne eller utforme svar.

Bruk av KI-funksjonaliteten kan innebære behandling av innhold som brukeren skriver inn eller gjør tilgjengelig gjennom tjenesten, og personopplysninger kan derfor inngå i behandlingen.

Når KI-funksjonaliteten behandler personopplysninger på vegne av kunden, skjer dette innenfor rammene av databehandleravtalen og kundens bruk av tjenesten.

Idrettsassistenten skal ikke bruke kundens personopplysninger til trening av generelle KI-modeller for Idrettsassistenten eller tredjeparter med mindre dette har et særskilt rettslig grunnlag og er avtalt der dette kreves.

Leverandører av KI-tjenester:

Vi benytter Google (Gemini) som leverandør av vår KI-motor. Når brukere sender inn fritekstforespørsler eller søker i opplastede dokumenter, overføres nødvendige data til Googles servere for prosessering.

Ingen trening på kundedata: I tråd med våre avtaler med Google, brukes ikke kundedata, dokumenter eller personopplysninger lagt inn i Idrettsassistenten til å trene opp verken Googles eller våre egne generelle KI-modeller.

Behandlingssted: Prosesseringen hos Google kan skje globalt. Der data behandles utenfor EØS, er overføringen sikret gjennom gyldige overføringsgrunnlag iht. GDPR, slik som Data Privacy Framework eller EUs standardkontrakter (SCC).

6. Hvem deler vi personopplysninger med?

Vi kan dele personopplysninger med leverandører som bistår oss med å levere, drifte og sikre tjenesten. Leverandører som behandler personopplysninger på våre vegne skal være underlagt nødvendige avtaler og krav til personvern og informasjonssikkerhet.

Våre faste underdatabehandlere er per i dag:

• Supabase: For database, fillagring og brukerautentisering (data lagres i EU).
• Vercel: For hosting av webapplikasjon og infrastruktur.
• Google (Gemini): For behandling av KI-forespørsler (se punkt 5).
• Mailgun: For utsending av system e-poster som innloggingslenker (data lagres primært i EU).

Vi opptrer som databehandler for idrettsklubbene for de fire ovennevnte. Dette er også spesifisert i vår Databehandleravtale med klubbene.

Andre mottakere:

• Regnskapssystem: For fakturering (se avsnitt om betaling og fakturering). Enkelte leverandører kan være selvstendige behandlingsansvarlige for deler av behandlingen de utfører.

Vi kan også utlevere personopplysninger dersom dette er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse eller et bindende krav fra offentlig myndighet.

Vi selger ikke personopplysninger.

7. Behandling utenfor EØS

Enkelte av våre underdatabehandlere, spesifikt Vercel (infrastruktur) og Google (KI-tjenester), kan prosessere data på servere globalt, inkludert i USA. Når dette skjer, sørger vi for at personopplysningene er beskyttet i samsvar med gjeldende personvernregelverk.

Overføringsgrunnlag: For overføringer til land utenfor EØS, spesifikt USA, benytter vi primært EUs adekvansbeslutning (EU-U.S. Data Privacy Framework) der leverandøren er sertifisert under dette rammeverket. Dersom rammeverket ikke kan benyttes, sikres overføringen gjennom EUs standardkontrakter (Standard Contractual Clauses - SCC) i kombinasjon med leverandørenes strenge sikkerhetstiltak.

8. Hvor lenge lagrer vi personopplysninger?

Vi oppbevarer personopplysninger så lenge det er nødvendig for formålet de ble samlet inn for, eller så lenge vi er rettslig forpliktet til å oppbevare dem.

Lagringstiden avhenger derfor av hvilke opplysninger det gjelder og hvorfor de behandles.

Opplysninger knyttet til fakturering, regnskap og annen lovpålagt dokumentasjon oppbevares så lenge gjeldende lovgivning krever det.

Kontakt- og kundeopplysninger oppbevares så lenge de er nødvendige for å administrere kundeforholdet og i en rimelig periode etter at dette er avsluttet når vi har et saklig behov for det.

Opplysninger vi behandler på vegne av våre kunder håndteres etter kundens instrukser, databehandleravtalen og reglene om opphør og sletting i avtalen med kunden.

Opplysninger kan anonymiseres når vi ikke lenger har behov for å identifisere enkeltpersoner. Opplysninger som er reelt anonymisert og ikke lenger kan knyttes til en person, er ikke personopplysninger.

Våre generelle lagringstider er:

Kundedata (hvor vi er databehandler): Slettes automatisk senest 90 dager etter at kundeforholdet/abonnementet er avsluttet, i henhold til vår databehandleravtale. Kunden kan også be om tidligere sletting.

Faktura- og regnskapsopplysninger: Oppbevares i inntil 5 år etter regnskapsårets slutt for å oppfylle kravene i den norske bokføringsloven.

Kontakt- og kundeopplysninger (for våre avtaleparter): Oppbevares så lenge kundeforholdet varer, og inntil 3 år etter avsluttet kundeforhold (for å kunne forsvare eventuelle rettskrav i tråd med foreldelsesloven).

Tekniske sikkerhetslogger: IP-adresser knyttet til sikkerhet og drift slettes normalt innen 30 til 90 dager, med mindre de inngår i en pågående sikkerhetsundersøkelse. IP-adresser loggført for å bevise elektronisk samtykke lagres så lenge samtykket er gjeldende.

Spørreundersøkelser og nyhetsbrev: E-postadresser for nyhetsbrev oppbevares inntil du melder deg av nyhetsbrevet eller ber om sletting. Svar slettes når vi ikke lenger trenger dem til analysen. Svar som er koblet til en e-postadresse slettes også når du ber om sletting av dine personopplysninger.

IP-adresser for hastighetsbegrensning (rate limiting): IP-adresser lagret for å forhindre overbelastning og misbruk mot våre åpne skjemaer slettes automatisk etter 24 timer.

9. Hvordan beskytter vi personopplysningene?

Vi bruker tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak for å beskytte personopplysninger mot blant annet uautorisert tilgang, endring, tap og misbruk.

Tiltakene tilpasses behandlingens art og risiko og omfatter blant annet tilgangsstyring og andre relevante tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak.

Tilgang til personopplysninger begrenses til personer som har behov for opplysningene for å utføre sine oppgaver.

Vi vurderer og videreutvikler sikkerhetstiltakene i takt med tjenesten og risikobildet.

10. Dine rettigheter

Når Idrettsassistenten er behandlingsansvarlig for personopplysningene dine, kan du etter omstendighetene ha rett til å:

• få informasjon om hvordan vi behandler personopplysningene dine
• få innsyn i personopplysningene vi behandler om deg
• få uriktige eller ufullstendige opplysninger rettet
• be om sletting av personopplysninger
• be om begrensning av behandlingen
• protestere mot behandling som bygger på berettiget interesse
• få utlevert personopplysninger i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinlesbart format når vilkårene for dataportabilitet er oppfylt
• trekke tilbake et samtykke når behandlingen bygger på samtykke

Tilbaketrekking av et samtykke påvirker ikke lovligheten av behandling som fant sted før samtykket ble trukket tilbake.

Rettighetene gjelder innenfor vilkårene og begrensningene som følger av GDPR og annen gjeldende lovgivning.

Dersom Idrettsassistenten behandler opplysningene som databehandler for en idrettsklubb eller annen kunde, bør henvendelsen som hovedregel rettes til den aktuelle kunden.

11. Informasjonskapsler og lignende teknologier

Vi benytter informasjonskapsler (cookies) som er strengt nødvendige for at nettsiden og tjenesten vår skal fungere. Dette inkluderer en informasjonskapsel som holder brukerne innlogget i applikasjonen vår.

Vi bruker ikke informasjonskapsler for sporing eller markedsføring, og det kreves derfor ikke forhåndssamtykke fra besøkende.

For å forstå hvordan nettsiden vår brukes og for å sikre god ytelse, benytter vi Vercel Analytics og Vercel Speed Insights. Disse verktøyene måler sidetrafikk og ytelse uten bruk av informasjonskapsler. De samler ikke inn personlig identifiserbar informasjon og sporer ikke besøkende på tvers av nettsteder eller påfølgende dager.

12. Kontakt og klage

Hvis du har spørsmål om hvordan Idrettsassistenten behandler personopplysninger eller ønsker å utøve rettighetene dine, kan du kontakte oss:

Idrettsassistenten AS
Organisasjonsnummer: 936 442 897
Adresse: Løvåsbakken 121, 5145 Fyllingsdalen
E-post: hei@idrettsassistenten.no

Du har også rett til å klage på vår behandling av personopplysninger til Datatilsynet (www.datatilsynet.no).

13. Endringer i personvernerklæringen

Vi kan oppdatere denne personvernerklæringen når behandlingen av personopplysninger, tjenesten eller gjeldende regelverk endres.

Ved vesentlige endringer vil vi informere på egnet måte, for eksempel gjennom tjenesten, på nettsiden eller via e-post når dette er relevant.

Den til enhver tid gjeldende versjonen av personvernerklæringen vil være tilgjengelig på nettsiden vår.