Dokumentene som betyr noe

Vi får av og til spørsmål om hvorfor vi ikke knytter Idrettsassistenten opp mot alle klubbens dokumenter, som for eksempel ligger på Google Drive. Problemet med å gjøre det er ikke teknisk, men at det ikke er ønskelig. Mange dokumenter samler seg opp over tid, og vi bruker begrepet informasjonsråte. Det vil si utgått informasjon. I tillegg kan det på tvers av gamle dokumenter være selvmotsigende informasjon.

For å få best mulig verdi ut av Svarassistenten bør man kun laste opp de dokumentene som er relevante og oppdaterte. Da blir svarene utvetydige, presise og korrekte, og brukeren kan stole på resultatet.

Så hvilke dokumenter trenger et idrettslag? Svaret avhenger naturligvis av størrelsen og kompleksiteten til klubben. Men vi kan grovt sett inndele dokumentene i to kategorier:

• Praktisk informasjon
• Sportslig informasjon

Med både ansatte og frivillige i forskjellige roller skal mange praktiske detaljer formidles og være tilgjengelige for et stort antall mennesker. Det kan være alt fra enkle dagligdags rutiner til mer komplekse prosesser. Tenk på PIN-koder til utstyr, hvem som har ansvaret for å slå av lyset i garderoben etter trening, eller hvordan man best tar vare på banen i perioder med telehiv. Slike ting er det nyttig å ha dokumentert og lett tilgjengelig for de som trenger det.

For å være et klubbstyrt idrettslag er det avgjørende at alle lagledere og trenere følger den røde tråden i klubben. Dette bidrar til en helhetlig og profesjonell tilnærming til sportslig aktivitet og ivaretakelse av barn og unge. Dersom disse føringene følges, vil det skape en felles forståelse og retning for alt det sportslige arbeidet som gjøres i klubben. For det må man blant annet ha en sportsplan, men enda viktigere er det at alle kjenner innholdet i planen og handler deretter. Da holder det ikke at den ligger et sted på nett. Med Svarassistenten kan man chatte med planen og få umiddelbare og korrekte svar uten å måtte lete etter informasjonen.